Notice to Shareholders - YTL HOSPITALITY REIT

Investor Relations

Personal Data Protection Notice of YTL Corporation Berhad Group to Shareholders

YTL Hospitality REIT ("YTL") together with its subsidiaries, affiliates, related and associated companies (collectively "YTL Group" and any reference to "we", "us" or "our" shall include any member of the YTL Group) respects and is committed to the protection of your personal data and your privacy. This Personal Data Protection Notice ("Privacy Notice") explains how the YTL Group collects and handles your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia. Please note that YTL may amend this Privacy Notice at any time without prior notice and will notify you of any such amendment via our website or by such other means of communication as deemed suitable by YTL.

(1) Personal Data

1.1 Type of personal data

Personal data means any information which relates to you or in respect of a third party and which was collected or provided to the YTL Group for any of the purposes stated in Section (2) below ("Purposes").

Your personal data may include, but is not limited to, your name, NRIC number, passport number, contact details, financial and banking account details, occupation, citizenship, information in audio and/or video format (including voice, video recording, closed-circuit television or security recording), images (including photographs) and location tracking/global positioning system information.

1.2 Source of personal data

The YTL Group may collect your personal data, whether directly from you or indirectly from third parties such as your brokers, your legal representatives, agents acting on your behalf, credit reference agencies, the company secretary and/or through Bursa Malaysia Berhad and its subsidiaries and related companies (collectively referred to as "Bursa Malaysia"). Your personal data may also be collected from cookies through the use of our website.

1.3 Obligatory personal data

All information requested for in the relevant forms and documents is obligatory to be provided by you unless stated otherwise.

Should you fail to provide the obligatory information, the exercise of your rights as a shareholder may be affected and we may be unable to process your personal data for the Purposes.

(2) Purposes of collecting and further processing (including disclosing) your personal data

Your personal data is collected and further processed by the YTL Group as required or permitted by law and to give effect to the following transaction:

to comply with YTL Group’s legal and regulatory obligations in the conduct of its business including to meet any disclosure or notice requirements of any law binding upon YTL Group including the Companies Act 1965 and the Bursa Malaysia Listing Requirements;
to provide you with information regarding the business operations of YTL Group;
to provide you with annual reports, circulars, notices and other relevant documents in your capacity as a shareholder;
to offer benefits in your capacity as a shareholder;
for the payment of dividends and issue of securities;
to administer and communicate with you in relation to products, services and/or events undertaken by YTL Group;
to process any payments related to our products and services requested by you;
for internal investigations, compliance, audit or security purposes including without limitation for crime detection, prevention and prosecution;
to conduct research for internal marketing analysis and analysis of customer patterns and choices;
to better manage our business and your relationship with the YTL Group;
to respond to your enquiries and to resolve any issues and disputes which may arise in connection with any dealings with the YTL Group;
to protect or enforce our rights under any agreements which the YTL Group is a party to;
to transfer or assign our rights, interests and obligations under any agreement entered into with the YTL Group;
to contact you and/or provide you with information regarding our products, services, upcoming events, promotions, advertising, marketing and commercial materials which may be of interest to you;
to ensure that the contents on our website are presented in the most effective manner for you and for your computer and/or device;
for YTL Group’s internal records management; or
for any other purpose that is required or permitted by any laws, regulations and guidelines including the requirements of any governmental or regulatory authorities.

access to your personal data is restricted to staff who are required to process your personal data in accordance with their respective job requirements; and
only necessary information is released to the relevant employees.

3.2 Classes of third parties

Your personal data may be disclosed or transferred to relevant third parties (within or outside of Malaysia) as required under law, pursuant to relevant contractual relationships (for example, where we appoint third party service providers) or for the Purposes (or purposes directly related to Purposes).

In the event of a potential, proposed or actual sale/disposal of business or interest, acquisition, merger, re-organisation or funding exercise relating to any member of the YTL Group (“Transaction“), your personal data may be required to be disclosed or transferred to a third party as a result of the Transaction. You hereby acknowledge that such disclosure and transfer may occur and permit the YTL Group to release your personal data to such third parties and their advisers/representatives.

Your personal data may be disclosed to the following classes of third parties:

Mailing companies to carry out transaction clearance;
Third party service providers such as lawyers, accountants, securities professionals and any other service providers to assist YTL Group in providing our services to you in your capacity as a shareholder;
Law enforcement agencies including courts, tribunals or authorities, whether governmental or quasi-governmental having jurisdiction over the YTL Group;
Relevant governmental agencies, statutory authorities, industry regulators and local councils; and
Any persons, authorities or regulators to whom the YTL Group is permitted or required to disclose to under the laws of any country.

Where you have indicated your consent to receiving marketing or promotional updates from the YTL Group, you may opt-out from receiving such marketing or promotional materials at any time. You may select the “unsubscribe” option provided in our email blasts or you may contact YTL at the contact details provided in Section (7) below.

(4) Websites

4.1 Links to other sites

Contents in any website of the YTL Group (“YTL Websites”) may include links to third party websites. The YTL Group is not responsible for the contents on such linked third party websites and users should observe the separate privacy policies applicable to the respective third parties website.

4.2 Cookies

The YTL Group may collect information about your visits to the YTL Websites without you actively submitting such information. Unidentifiable information may be collected using various technologies, such as cookies and web beacons. Cookies are small text files that are transferred to your computer’s hard disk by a website. Web beacons (also referred to as GIF files, pixels or Internet tags) help the YTL Group recognise a unique cookie on your browser. Your internet browser automatically transmits to the YTL Group some of this unidentifiable information, such as the URL of the web site you just visited and the browser version your computer is operating.

Passive information collection technologies can make your use of the YTL Websites easier by allowing the YTL Group to provide better service, customise the YTL Websites based on consumer preferences, compile statistics, analyse trends, and otherwise administer and improve the YTL Websites. Certain features of the YTL Websites may not work without use of passive information collection technologies. Information collected by these technologies cannot be used to identify you without additional identifiable information and the YTL Group will not collect additional identifiable information with information collected through the use of such tracking technologies.

(5) Right to access and correct personal data

You have the right to access and correct your personal data held by us, subject always to certain exemptions and the payment of the prescribed fee. We will make every endeavour to ensure your personal data is accurate and up to date, and therefore we ask that if there are changes to your information, you should notify us directly at the contact details set out in Section (7) below and identify the relevant entity/division within the YTL Group with whom you have dealings.

If you would like to access your personal data, please complete our data access form available at http://www.ytl.com/privacypolicy.asp and send us the completed form or query to the contact details in Section (7) below.

(6) Appointment of Proxy(ies)

By submitting an instrument appointing a proxy(ies) and/or representative(s) to attend, speak (in the form of real time submission of typed texts) and vote at a general meeting and/or any adjournment thereof, a member of the Company (i) consents to the collection, use and disclosure of the member’s personal data by the Company (or its agents) for the purpose of the processing and administration by the Company (or its agents) of proxies and representatives appointed for the general meeting (including any adjournment thereof), including the preparation and compilation of the attendance lists, minutes and other documents relating to the general meeting (including any adjournment thereof), and in order for the Company (or its agents) to comply with any applicable laws, listing rules, regulations and/or guidelines (collectively, the “Purposes“), (ii) warrants that where the member discloses the personal data of the member’s proxy(ies) and/or representative(s) to the Company (or its agents), the member has obtained the prior consent of such proxy(ies) and/or representative(s) for the collection, use and disclosure by the Company (or its agents) of the personal data of such proxy(ies) and/or representative(s) for the Purposes, and (iii) agrees that the member will indemnify the Company (and its agents) in respect of any penalties, liabilities, claims, demands, losses and damages as a result of the member’s breach of warranty.

(7) Limiting the processing of personal data, further enquiries and complaints

If:

you would like to obtain further information on how to limit the processing of your personal data;
you have any further query; or
you would like to make a complaint in respect of your personal data,

you may contact:

Designation : Personal Data Compliance Officer
Tel : +603 – 2038 0888
Email Address : legal@ytl.com.my
Fax : +603 – 2038 0388

(8) Conflict

In the event of any conflict between this English language Privacy Notice and its corresponding Bahasa Malaysia Privacy Notice, the terms in this English language Privacy Notice shall prevail.

Notis Perlindungan Data Peribadi Kumpulan YTL Corporation Berhad kepada Pemegang Saham

YTL Hospitality REIT ("YTL"), bersama dengan subsidiari-subsidiarinya, syarikat-syarikat gabungannya, syarikat-syarikat yang berkaitan dengannya dan syarikat-syarikat bersekutunya (secara kolektif, "Kumpulan YTL" dan sebarang rujukan kepada "kami" adalah termasuk mana-mana ahli Kumpulan YTL), menghormati dan komited untuk melindungi data peribadi dan privasi anda. Notis Perlindungan Data Peribadi ("Notis Privasi") ini menjelaskan cara Kumpulan YTL mengumpul dan mengendalikan data peribadi anda mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia. Sila ambil perhatian bahawa YTL boleh meminda Notis Privasi ini pada sebarang masa tanpa notis terlebih dahulu dan akan memberitahu anda tentang sebarang pemindaan sebegitu melalui laman web kami atau melalui apa-apa cara komunikasi yang dianggap sesuai oleh YTL.

(1) Data Peribadi

1.1 Jenis data peribadi

Data peribadi bermakna sebarang data yang berkaitan dengan anda atau yang berkenaan dengan suatu pihak ketiga yang dikumpul atau dibekalkan kepada Kumpulan YTL bagi tujuan-tujuan yang dinyatakan di Seksyen (2) di bawah (“Tujuan-Tujuan“).

Data peribadi anda boleh termasuk tetapi tidak terhad kepada nama anda, nombor kad pengenalan, nombor pasport, butir-butir perhubungan, butir-butir kewangan dan akaun perbankan, pekerjaan, kewarganegaraan, matlumat dalam format audio dan/atau video (termasuk suara, rakaman video, rakaman-rakaman televisyen litar tertutup atau rakaman keselamatan), imej (termasuk gambar) dan maklumat pengesanan lokasi / sistem kedudukan global.

1.2 Sumber data peribadi

Kumpulan YTL boleh mengumpul data peribadi anda, sama ada secara langsung daripada anda atau secara tidak langsung daripada pihak-pihak ketiga seperti broker anda, wakil-wakil undang-undang anda, ejen-ejen yang bertindak bagi pihak anda, agensi-agensi rujukan kredit, setiausaha-setiausaha syarikat dan/atau melalui Bursa Malaysia Berhad, subsidiari-subsidiarinya dan syarikat-syarikat berkaitan (secara kolektif dirujuk sebagai "Bursa Malaysia"). Data peribadi anda juga boleh dikumpul daripada cookies melalui penggunaan laman web kami.

1.3 Data peribadi wajib

Semua data yang diminta dalam borang-borang dan dokumen-dokumen yang berkaitan adalah wajib untuk anda bekalkan melainkan dinyatakan sebaliknya.

Sekiranya anda gagal untuk membekalkan data wajib, pelaksanaan hak-hak anda sebagai pemegang saham mungkin terjejas dan kami mungkin tidak dapat memproses data peribadi anda bagi Tujuan-Tujuan.

(2) Tujuan-tujuan pengumpulan dan pemprosesan lanjut (termasuk penzahiran) data peribadi anda

Data peribadi anda dikumpul dan diproses selanjutnya oleh Kumpulan YTL seperti yang dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang dan untuk melaksanakan transaksi yang berikut:

untuk mematuhi obligasi-obligasi undang-undang dan kawal selia Kumpulan YTL dalam perlaksanaan perniagaannya termasuk untuk mematuhi apa-apa keperluan penzahiran atau notis di bawah apa-apa undang-undang yang mengikat Kumpulan YTL termasuk Akta Syarikat 1965 dan Keperluan Penyenaraian Bursa Malaysia;
untuk membekalkan anda dengan maklumat berkaitan dengan operasi perniagaan Kumpulan YTL;
untuk membekalkan anda dengan laporan-laporan tahunan, pekeliling, notis dan dokumen-dokumen lain yang berkenaan dalam kapasiti anda sebagai pemegang saham;
untuk menawarkan faedah-faedah dalam kapasiti anda sebagai pemegang saham;
untuk membuat pembayaran dividen dan penerbitan sekuriti;
untuk mengendali dan berkomunikasi dengan anda berkenaan dengan produk-produk, perkhidmatan-perkhidmatan dan/atau acara-acara yang dijalankan oleh Kumpulan YTL;
untuk memproses mana-mana bayaran yang berkenaan dengan produk atau perkhidmatan yang anda minta;
untuk siasatan dalaman, pematuhan, audit atau tujuan-tujuan keselamatan termasuk dan tidak terhad kepada pengesanan dan pencegahan jenayah dan pendakwaan;
untuk menjalani penyelidikan bagi analisis dalaman pemasaran dan analisis corak dan pilihan pelanggan;
untuk meningkatkan taraf pengurusan perniagaan kami dan hubungan anda dengan Kumpulan YTL;
untuk menjawab pertanyaan anda dan untuk menyelesaikan apa-apa isu dan pertikaian yang mungkin timbul yang berkaitan dengan apa-apa urusan Kumpulan YTL;
untuk melindungi atau menguatkuasakan hak-hak kami di bawah apa-apa perjanjian di mana Kumpulan YTL merupakan salah satu pihak;
untuk memindahkan atau menyerahkan hak, kepentingan dan obligasi kami di bawah apa-apa perjanjian yang dimeterai dengan Kumpulan YTL;
untuk menghubungi dan/atau membekalkan anda dengan maklumat berkenaan produk-produk, perkhidmatan-perkhidmatan, acara-acara akan datang, promosi, pengiklanan, pemasaran dan bahan-bahan komersial yang kami rasa dapat menarik minat anda;
untuk memastikan kandungan laman web kami ditunjukkan dalam cara yang paling berkesan untuk anda dan komputer dan/atau peranti anda;
untuk pengurusan rekod dalaman Kumpulan YTL; atau
untuk apa-apa tujuan lain yang dikehendaki atau dibenarkan oleh mana-mana undang-undang, peraturan dan garis panduan termasuklah kehendak mana-mana badan kerajaan atau pihak kawal selia.

Di mana anda telah menunjukkan persetujuan anda untuk menerima maklumat terkini tentang pemasaran dan promosi daripada Kumpulan YTL, anda boleh memilih untuk dikeluarkan daripada menerima bahan pemasaran atau promosi sebegitu pada bila-bila masa. Anda boleh memilih pilihan "unsubscribe" yang dibekalkan dalam e-mel yang dihantar oleh kami atau anda boleh menghubungi YTL melalui butir-butir hubungan yang dibekalkan dalam Seksyen (7) di bawah.

(3) Penzahiran atau pemindahan data peribadi (di dalam atau di luar Malaysia)

3.1 Entiti-entiti dalam Kumpulan YTL

Data peribadi anda yang dibekalkan kepada kami adalah diproses oleh entiti-entiti (di dalam atau di luar Malaysia) dalam Kumpulan YTL (termasuklah syarikat-syarikat berkaitan, subsidiari-subsidiari, syarikat-syarikat induk, syarikat-syarikat bersekutu dan rakan-rakan kongsi khidmat luaran).

Kumpulan YTL akan memastikan bahawa:

akses ke data peribadi anda terhad kepada kakitangan-kakitangan yang diperlukan untuk memproses data peribadi anda mengikut keperluan-keperluan tugas mereka masing-masing; dan
hanya maklumat yang diperlukan akan dizahirkan kepada pekerja-pekerja berkenaan.

3.2 Kelas-kelas pihak ketiga

Data peribadi anda mungkin dizahirkan atau dipindahkan kepada pihak-pihak ketiga yang berkaitan (sama ada di dalam atau di luar Malaysia) seperti yang dikehendaki di bawah undang-undang, menurut hubungan kontraktual yang berkenaan (sebagai contoh, di mana kami melantik pembekal-pembekal perkhidmatan pihak ketiga) atau untuk Tujuan-Tujuan (atau tujuan yang berkaitan secara langsung dengan Tujuan-Tujuan).

Dalam keadaan suatu penjualan/pelupusan perniagaan atau kepentingan, perolehan, penggabungan, penyusunan semula atau aktiviti pendanaan yang berpotensi, dirancang atau sebenar yang berkaitan dengan mana-mana ahli Kumpulan YTL ("Transaksi"), data peribadi anda mungkin diperlukan untuk dizahirkan atau dipindah kepada suatu pihak ketiga akibat daripada Transaksi tersebut. Anda dengan ini mengaku bahawa penzahiran dan pemindahan sebegitu boleh berlaku dan membenarkan Kumpulan YTL untuk menzahirkan data peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga tersebut dan penasihat-penasihat/wakil-wakil mereka.

Data peribadi anda mungkin akan dizahirkan kepada kelas-kelas pihak ketiga berikut:

Syarikat-syarikat pos untuk melaksanakan pelepasan transaksi;
Pembekal-pembekal perkhidmatan pihak ketiga seperti peguam, akauntan, profesional sekuriti dan mana-mana pembekal perkhidmatan untuk membantu Kumpulan YTL dalam membekalkan anda dengan perkhidmatan kami dalam kapasiti anda sebagai pemegang saham;
Agensi-agensi penguatkuasaan undang-undang termasuklah mahkamah, tribunal atau pihak berkuasa, sama ada kerajaan atau separa kerajaan yang mempunyai bidang kuasa ke atas Kumpulan YTL;
Agensi-agensi kerajaan, badan-badan berkanun, pengawal selia industri dan majlis-majlis tempatan yang berkaitan; dan
Mana-mana orang, pihak berkuasa atau pengawal selia di mana Kumpulan YTL dibenarkan atau dikehendaki untuk membuat penzahiran kepada mereka di bawah undang-undang mana-mana negara.

(4) Laman Web

4.1 Pautan ke laman-laman web yang lain

Kandungan di dalam mana-mana laman web Kumpulan YTL ("Laman Web YTL") mungkin termasuk pautan kepada laman-laman web pihak ketiga. Kumpulan YTL tidak bertanggungjawab ke atas kandungan laman-laman web pihak ketiga yang dipautkan dan para pengguna patut memerhatikan dasar privasi laman web pihak ketiga masing-masing.

4.2 Cookies

Kumpulan YTL mungkin mengumpul data mengenai lawatan anda ke Laman Web YTL tanpa anda menyerahkan data tersebut secara aktif. Data yang tidak dapat dikenal pasti mungkin dikumpulkan menggunakan pelbagai teknologi, seperti cookies dan "web beacons". Cookies adalah fail teks kecil yang dipindahkan ke cakera keras komputer anda oleh sesuatu laman web. "Web beacons" (juga dirujuk sebagai fail GIF, piksel atau tag Internet) membantu Kumpulan YTL mengenali ‘cookie’ unik pada pelayar internet anda. Pelayar internet anda akan menghantar sesetengah data yang tidak dapat dikenal pasti ini secara automatik kepada Kumpulan YTL, seperti URL laman web yang anda baru melawat dan versi pelayar internet komputer anda yang sedang beroperasi.

Teknologi pengumpulan data pasif boleh membuatkan penggunaan Laman Web YTL anda lebih mudah dengan membolehkan Kumpulan YTL untuk menyediakan perkhidmatan yang lebih baik, menyesuaikan Laman Web YTL berdasarkan keutamaan anda, menyusun statistik, menganalisis trend, dan mentadbir dan menambahbaikkan Laman Web YTL. Ciri-ciri tertentu Laman Web YTL mungkin tidak boleh berfungsi tanpa menggunakan teknologi pengumpulan data pasif. Data yang dikumpulkan oleh teknologi ini tidak boleh digunakan untuk mengenal pasti anda tanpa data tambahan dan Kumpulan YTL tidak akan mengumpul data tambahan yang boleh mengenal pasti anda melalui data yang dikumpulkan dengan penggunaan teknologi pengesanan tersebut.

(5) Hak untuk akses dan meminda data peribadi

Anda berhak untuk mengakses dan meminda data peribadi anda yang kami pegang, tertakluk selalunya kepada pengecualian-pengecualian yang tertentu dan bayaran yang ditetapkan. Kami akan melakukan segala usaha untuk memastikan bahawa data peribadi anda adalah tepat dan terkini, justeru kami meminta agar anda terus memaklumkan kepada kami melalui butiran hubungan di Seksyen (7) di bawah dan mengenalpasti entiti/bahagian berkenaan dalam Kumpulan YTL yang mempunyai urusan dengan anda, sekiranya terdapat sebarang perubahan terhadap data anda.

Sekiranya anda ingin mengakses data peribadi anda, sila lengkapkan borang akses data kami yang boleh didapati di http://www.ytl.com/privacypolicy.asp dan hantarkan borang yang telah siap diisi atau pertanyaan anda ke butir-butir perhubungan dalam Seksyen (7) di bawah.

(6) Perlantikan proksi

Dengan penyerahan instrumen perlantikan proksi dan/atau wakil untuk menghadiri, bercakap (dalam format penyerahan teks yang ditaip secara langsung) dan mengundi di mesyuarat am dan/atau penangguhannya, anggota Syarikat (i) bersetuju dengan pengumpulan, penggunaan dan penzahiran data peribadi anggota Syarikat oleh Syarikat (atau ejen Syarikat) untuk tujuan pemprosesan dan pentadbiran proksi dan wakil yang dilantik untuk menghadiri mesyuarat am (termasuklah penangguhannya), termasuk penyediaan dan penyusunan senarai kehadiran, minit dan dokumen lain yang berkaitan dengan mesyuarat am (termasuklah penangguhannya), dan untuk memastikan Syarikat (atau ejen Syarikat) mematuhi mana-mana undang-undang, peraturan dan/atau garis panduan (secara kolektif, “Tujuan-Tujuan“), (ii) menjamin bahawa sebelum anggota Syarikat menzahirkan data peribadi proksi dan/atau wakil yang dilantiknya kepada Syarikat (atau ejennya), anggota Syarikat tersebut telah memperoleh persetujuan terlebih dahulu daripada proksi dan/atau wakil tersebut untuk pengumpulan, penggunaan dan penzahiran data peribadinya oleh Syarikat (atau ejen Syarikat) bagi Tujuan-Tujuan, dan (iii) bersetuju bahawa anggota Syarikat akan menanggung rugi terhadap Syarikat (dan ejen Syarikat) atas sebarang hukuman, liabiliti, tuntutan dan ganti rugi akibat perlanggaran jaminan anggota Syarikat tersebut.

(7) Mengehadkan pemprosesan data peribadi, pertanyaan lanjut dan aduan

Sekiranya:

anda ingin mendapatkan maklumat lanjut tentang cara untuk mengehadkan pemprosesan data peribadi anda;
anda mempunyai pertanyaan lanjut; atau
anda ingin membuat suatu aduan berkenaan dengan data peribadi anda,

anda boleh menghubungi:

Jawatan : Personal Data Compliance Officer
Tel : +603 – 2038 0888
Alamat Emel: legal@ytl.com.my
Faks : +603 – 2038 0388

(8) Konflik

Dalam keadaan berlakunya sebarang konflik antara Notis Privasi ini dalam Bahasa Inggeris dengan Notis Privasi ini dalam Bahasa Malaysia, terma-terma Notis Privasi dalam Bahasa Inggeris akan mengatasinya.